Gerenciamento Eletrônico de Dados e Documentos
Saiba mais sobre GED e como otimizar os fluxos da sua empresa.
Armazenamento em Nuvem
Processos personalizáveis e inteligentes
Como saber se a minha empresa precisa de GED?
Então temos a solução ideal para você!
Conheça o:
O MegaGED um software de Gestão Eletrônica de Documentos que permite o armazenamento de todas as informações na nuvem. Ou seja, todas as informações que circulam pela organização podem ficar salvos em um ambiente seguro e de fácil acesso para os funcionários – acabando com problemas de informações perdidas ou dificuldades na comunicação interna. Muito mais do que apenas digitalizar e arquivar seus documentos.
Quais são as principais funcionalidades do MegaGED?
Compartilhamento
Com essa função, é possível compartilhar pastas ou arquivos com pessoas que não tenham acesso ao MegaGED, através de um link externo podendo ser enviado pelo WhatsApp, e-mail e redes sociais.
Indexação
Para cada tipo documental é possível criar quantos campos de indexação forem necessários. Estes podem ser obrigatórios, numéricos, datas para auxiliar nos casos dos documentos que tenham prazo de validade.
Fluxo Documental
É possível criar fluxos documentais para automatizar processos, quando for necessária aprovação de um determinado documento ou através de formulários dinâmicos, encaminhando-o automaticamente para a instância seguinte, de acordo com os parâmetros estabelecidos.
Departamentos Produtivos
Você pode tornar seus departamentos mais produtivos e interligados para seus gestores, com informação rápida e segura: matéria-prima da gestão eficiente. Tudo em única plataforma em tempo real.
Pastas
Com a criação de pastas, é possível definir setores ou departamentos com níveis de permissões para grupos de usuários com diferentes tipos de acesso, restringindo as ações aos documentos.
Aviso de Vencimento
Auxilia no controle dos documentos que tenham prazo de validade, como contratos, licenças, alvarás entre outros. Dessa forma, o responsável recebe automaticamente um alerta com dias de antecedência, podendo tomar as medidas adequadas em tempo hábil.
Trilha de Auditoria
Permite ter a rastreabilidade das ações de cada documento por usuário: visualização, exclusão, download, data e hora, etc.
Armazenamento em Nuvem
Facilitando ao cliente a redução de custos, evitando servidores próprios, proporcionando uma maior segurança.
Manipulação de PDF
Este recurso Permite manipular um arquivo PDF onde é possível: acrescentar ou remover páginas, inserir marca d’agua e criptografar o arquivo.
Central de Notificações
Trata-se de uma funcionalidade que garante que o usuário receba os avisos: documentos a vencer, fluxos de documentos pendentes e arquivos compartilhados – facilitando ao usuário a tomada de decisão.
Busca Amigável
A experiência de busca é muito simples e intuitiva: o usuário não precisa saber a localização do documento, pode pesquisar por tipos dos documentos, informações de indexação, data do documento, data do vencimento ou pelo proprietário do documento.
Segurança e LGPD
O software disponibiliza todos os requisitos exigidos pela Lei Geral de Proteção de Dados. O software disponibiliza um dispositivo que permite ao usuário realizar a digitalização de seus documentos dentro das normas exigidas pelo Decreto Nº 10.278.
Versionamento de documentos
No sistema é possível fazer versionamento de documentos, mantendo um registro do que foi alterado e por quem foi alterado cada versão do documento em questão.
Niveis de Acesso
É possível criar diferentes níveis de permissões, restringindo as ações aos documentos e as funcionalidades, como: visualização, edição de indexações, exclusão dos documentos entre outros.
PERGUNTAS FREQUENTES
Os documentos que são armazenados no MegaGED ficam guardados em uma nuvem nos servidores da Google Cloud, trazendo aos usuários uma segurança e agilidade para acessá-los de qualquer dispositivo eletrônico.
Com o MegaGED, o administrador tem à sua disposição a funcionalidade de auditoria, onde as ações tomadas pelos usuários em cada documento, possuem uma rastreabilidade muito segura.
No MegaGED o usuário possui uma central de notificações. Nessa central, os documentos que estão com prazo de vencimento próximo geram um aviso, podendo, também, serem enviados por e-mail para que o usuário possa tomar decisões com muito mais agilidade e confiança.
O MegaGED possui diversas funcionalidades que a diferencia das outras ferramentas de armazenamento em nuvem, uma delas é a indexação. Para cada tipo documental é possível criar quantos campos de indexação forem necessários. Estes campos podem ser obrigatórios, numéricos ou datas (em casos de documentos que tenham prazo de validade). Os campos também se tornam pesquisáveis na hora de localizar os documentos, sendo a busca mais simples com agilidade e eficiência.
O MegaGED é um software onde os parâmetros são criados pelo próprio usuário. Uma das funções que pode trazer uma maior segurança nesse tipo de situação é a criação de pastas. O usuário tem a opção de criar quantas pastas ou subpastas forem necessárias para moldar o organograma de sua empresa e, com isso, tem a opção de criar níveis de acesso para cada uma delas. Nesse caso, os departamentos poderão visualizar apenas documentos que estão dentro das pastas que possuem permissão.
Os usuários do MegaGED possuem uma segurança de acesso muito restrita. O administrador poderá limitar o acesso ao MegaGED por uma faixa de horário que poderá ser limitada a um determinado grupo de usuários ou ainda, se o usuário possuir um horário específico, ele poderá restringir seu acesso através dessa funcionalidade.
A segurança de acesso é muito importante no MegaGED, criamos algumas funcionalidades que ajudam a controlar isso. O MegaGED disponibiliza aos seus usuários a restrição de acesso por IP, onde o administrador da licença tem a possibilidade de restringir ou liberar o acesso no MegaGED através de uma faixa de IP. Com essa funcionalidade, o controle e a segurança estão garantidos!
O usuário MegaGED possui algumas formas de compartilhar arquivos. É possível compartilhar pastas ou arquivos com pessoas que não tenham acesso ao MegaGED, através de um link externo podendo ser enviado pelo Whattsapp, e-mail e redes sociais.
Os usuários do MegaGED têm a possibilidade de realizar o versionamento dos documentos, sendo possível armazenar e visualizar as diversas versões de mesmo documento. Também, existe a opção de restaurar uma versão anterior quando houver essa necessidade, tendo uma maior rastreabilidade de todas as edições do mesmo documento.
O usuário MegaGED tem uma experiência de busca muito simples e intuitiva, uma vez que o usuário não precisa saber a localização do documento. A pesquisa pode ser pelos tipos dos documentos, informações de indexação, data do documento, data do vencimento ou pelo proprietário do documento, isto é, a quem o mesmo pertence. Com poucos cliques o usuário localizará o documento com maior agilidade e eficiência.
Os arquivos XML poderão ser importados para o MegaGED através de um importador de arquivo. O MegaGED desenvolveu uma funcionalidade onde o usuário poderá inserir um lote de arquivos XML e as informações chaves serão automaticamente indexadas no arquivo.
O usuário tem a possibilidade de criar fluxos documentais para automatizar processos. Quando for necessária aprovação de um determinado documento ou através de formulários dinâmicos, o arquivo é encaminho automaticamente para a instância seguinte, de acordo com os parâmetros estabelecidos. Esses fluxos documentais trazem maior agilidade e eficiência na tomada de decisões.
É possível criar diferentes níveis de permissões, restringindo as ações aos documentos e as funcionalidades, como: visualização, edição de indexações, exclusão dos documentos entre outros. Assim o usuário vai visualizar apenas o que lhe foi dado permissão, trazendo uma maior segurança no acesso das informações.
Sim. O usuário MegaGED tem um recurso que lhe permite manipular um arquivo PDF onde é possível: acrescentar ou remover páginas, inserir marca d’agua e criptografar o arquivo.
O software disponibiliza diversos tipos de relatório aos usuários, trazendo uma maior rastreabilidade e controle nas informações geradas pelo MegaGED. Todos os relatórios gerados podem ser exportados para um formato em PDF ou ainda para uma planilha em formato CSV.
O software disponibiliza a função de assinatura eletrônica nos documentos que estão inseridos no MegaGED, em documentos externos e ainda tem a possibilidade de gerar um documento modelo e enviar para assinatura. A assinatura é possível em todos os formatos: Simples, Qualificada e Avançada.
O software disponibiliza todos os requisitos exigidos pela Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018)
O software disponibiliza um dispositivo que permite ao usuário realizar a digitalização de seus documentos dentro das normas exigidas pelo Decreto Nº10.278.
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